Выбор системы управления двором | YMS
Практическое руководство

Управление двором (YMS). Определение. Назначение

Система управления двором (Yard Management System | YMS) — это программное обеспечение, которое отслеживает и управляет прибывающим на складскую территорию трафиком транспортных средств, например, на склад распределительного центра, производственного предприятия, контейнерного терминала. 

В статье мы рассмотрим, как YMS может помочь решить болевые точки на предприятии, а также какие возможности система предоставляет компаниям. Рассмотрим вопросы, касающиеся выбора системы поставщика, как оценить рентабельность инвестиций, а также поделимся нашим опытом по внедрению системы.

YMS предназначена для управления всеми процессами планирования прибытия транспорта для доставки входящих грузов или забора исходящих грузов, оптимизации трудозатрат как со стороны склада так и со стороны транспорта, отслеживания движения находящихся на объекте транспортных единиц.

Образно говоря, YMS позволяет вам смотреть «сквозь стены» вашего склада, обеспечивает видимость происходящего во дворе. Требуется лишь немного воображения, чтобы представить себе возможности, которые система может предоставить для улучшения операций.  

Для каких компаний подойдет YMS 

YMS может показаться новой концепцией, возможно, потому что в течение многих лет она была прерогативой крупных предприятий, которые могли позволить себе расходы на корпоративное программное обеспечение и ИТ-инфраструктуру для его поддержки. Однако недавние технологические достижения позволили превратить YMS в решение, от которого может извлечь выгоду практически любая компания. В частности, четыре разработки сделали системы более доступными:

1. Программа как услуга. Возможности облачного программного обеспечения означают, что стоимость приобретения, внедрения и запуска в эксплуатацию резко снизилась, что делает YMS-систему доступной для любых компаний с трафиком от 20-30 машин в день
2. Беспроводная технология. В последнее время сотовые сети прошли долгий путь развития. LTE и 4G достаточно надежны, чтобы им можно было доверять обеспечивать связь для Системы управления двором.
3. Мобильные устройства. Высокая доступность и низкая стоимость современных мобильных устройств означают, что их можно использовать в качестве интерфейса для YMS. Теперь компании могут использовать мобильные телефоны в своих подразделениях или полагаться на личные устройства сотрудников в качестве основного или резервного рабочего места.
4. Стандартизированная системная интеграция. Технология веб-сервисов теперь позволяет осуществлять связь между приложениями и платформами с помощью стандартизированных протоколов. Это обеспечивает более быструю и дешевую связь по сравнению со старыми решениями, такими как EDI, и означает, что YMS может быть легко интегрирована с корпоративными системами, такими как системы управления складом (WMS) или системы управления транспортом (TMS).

YMS будет выгодна для компаний любого размера и сектора, которые стремятся улучшить свои логистические процессы, повысить эффективность операций и снизить затраты.

Как понять, что вам нужна YMS 

Мы собрали воедино некоторые ключевые признаки, которые могут показать необходимость применения систем подобного класса на вашем складе.  

1. Склад работает не ритмично 

Отсутствие прогнозирования и возможности регулирования нагрузки на склад с точки зрения входящего и исходящего транспорта вынуждают часто работать в режиме аврала, задерживаться, оплачивать сверхурочную работу; 

Система YMS позволит контрагентам бронировать время своего прибытия на склад. Склад будет получать точные данные, когда транспортное средство прибудет на склад, какие заказы надо подготовить и отгрузить и для этого организовать своевременные внутрискладские операции по сборке заказов или подготовке к приемке грузов.

2. Живая очередь перед складом/двором

Машины поставщиков и покупателей приезжают на склад исходя из своих планов. Ежедневно скапливается транспорт на вход\выход ввиду работы в режиме «живой очереди»; 

Формируемое расписание временных слотов в YMS позволяет перевозчикам и контрагентам планировать время приезда машины, в течение которого транспортное средство будет обслужено в приоритетном порядке и избежит простоя и задержек. 

3. Отсутствие статистики по простоям и опозданиям перевозчиков

Спекуляция фактами простоев со стороны контрагентов, которые трудно парировать.

Система YMS предоставляет точную и объективную информацию о времени движения ТС на прискладской территории. Вы видите информацию по движению всего автопарка, Ваш контрагент – по своим машинам. YMS автоматически уведомит перевозчиков об назначенном событии, настроенном в Менеджере уведомлений, о времени прохождения ТС контрольных точек во дворе и устранит конфликтную зону взаимодействия.

4. Ворота склада – это проблемное «узкое место»

Ручное регулирование процессов въезда и выезда автомобилей замедляют работу и приводят к очередям у ворот. Такие задержки вынуждают водителей парковаться в любом удобном для них месте, а не в выделенных для этого местах.

Система YMS позволит осуществлять автоматическую регистрацию въезжающего автомобиля с помощью мобильного устройства и будет указывать водителям на какие ворот/доки или парковку поставить машину. Обеспечит контроль и управление зарегистрированного автомобиля вплоть до полной обработки и получения разрешения на выезд. 

5. Желание перевозчиков в быстрой погрузке/разгрузке своего транспорта

Учитывая острую и усугубляющуюся нехватку водителей, влияющую на способность перевозчиков доставлять грузы, неудивительно, что они все чаще запрашивают оперативной выгрузки/погрузки грузов. Предоставление водителю возможности тратить меньше времени на перевозку груза означает, что он будет более продуктивным для своего работодателя и для себя.

Хорошо управляемый складской комплекс с YMS-системой позволяет водителям заезжать, выгружать/загружать свой груз и двигаться дальше по маршруту в кратчайшие сроки. Это также поможет избежать дополнительных затрат за простои транспорта.

6. Операционные расходы вышли из-под контроля

Отсутствие координации в работе может существенно увеличить затраты. При этом сотрудники не могут эффективно взаимодействовать и организовывать свои действия, что может привести к следующим проблемам:

• Платежи за простой, 


• Неэффективное использование рабочей силы,


• Увеличение времени на выполнение задач,


• Ошибки и неэффективное выполнение складских операций.

Управление двором может гарантировать, что все ресурсы используются с максимальной пользой, а потери сведены к минимуму.

На что обращаем внимание при выборе и оценке YMS

Предполагая, что по крайней мере некоторые из этих проблем возникают в вашей работе, то вам вероятно стоит подумать о тех возможностях, которые предлагают системы класса YMS. Представьте себе выгоду и пользу, которые система, решающая эти задачи, могла бы принести вашему бизнесу.

6 базовых вещей, которые может и должна делать современная YMS.

1. Планирование расписания прибытия машин и работы доков/ворот/мест погрузки. 

Для того чтобы максимально эффективно использовать ваши активы, включая погрузо-разгрузочные доки, и обеспечить максимальную оперативность во всем, планирование прибытия ТС должно быть ключевой частью системы.  Таким образом, можно управлять как входящими, так и исходящими загрузками с учетом пользовательского набора правил, основанных на ваших бизнес-целях и требованиях.

2. Управление КПП. 

Система YMS должна улучшать работу контрольно-пропускных пунктов за счет сокращения количества времени и усилий, необходимых для въезда и выезда машин. Поскольку ворота являются первым пунктом связи и главным постом охраны объекта, очень важно, чтобы персонал там мог быстро и легко идентифицировать каждое конкретное транспортное средство, почему оно там находится и куда ему нужно ехать. Возможность самообслуживания при регистрации приезда, статусы, дающие понимание, что ТС ожидает и возможность послать уведомление водителю и отобразить информацию об очереди являются полезным инструментом для управления запланированными окнами погрузочно-разгрузочных работ. Современные YMS должны предлагать такую функциональность.

3. Обеспечение прозрачности процессов на складском дворе в режиме реального времени. 

Это включает контроль и управление ресурсами, находящимися на территории двора: 

• грузовики, 


• прицепы, 


• доки, 


• парковки, 


• весовые комплексы и т.д. 

Система YMS предоставляет быстрый и беспрепятственный доступ о месте и статусе нахождения каждого объекта. Помогает сотрудникам и менеджерам видеть текущее состояние процессов. 

4. Возможность интеграции. 

Интеграция системы управления двором (YMS) с другими системами, такими как ERP (система управления ресурсами предприятия), WMS (система управления складом) и TMS (система управления транспортом), является важным аспектом для обеспечения плавной работы. Интеграция позволяет автоматизировать передачу данных между системами, что снижает риск ошибок, связанных с ручным вводом данных, ускоряет процессы, позволяя всем системам работать с актуальной и согласованной информацией. При этом не только улучшается видимость и управление процессами, но и значительно повышается общая эффективность и конкурентоспособность бизнеса.

5. Доступность коммуникаций и взаимодействия. 

Система должна работать как диспетчерский пункт, передавая инструкции и важную информацию всем водителям и контрагентам. Возможность включения элементов электронного документооборота: доверенности, подключение документов к бронированию, формирование заявок будут существенно повышать эффективности и оперативность взаимодействия с контрагентами.  

6. Мониторинг производительности.

YMS позволяет отслеживать различные KPI, такие как время обработки грузов, количество выполненных операций за смену и т.д. Это поможет выстроить прозрачный процесс с контрагентами, позволит оперировать детальной статистикой по прибытию ТС, движению, опозданиям, в итоге выявлять узкие места и области для улучшения.

Что выбрать: самостоятельную систему или дополнительный модуль к WMS?

Существует два основных способа работы с системой. 

1. Вы можете приобрести автономную YMS, специально разработанную для управления двором; 

2. Вторым вариантом получения функциональности является добавление модуля Управления двором к вашей уже существующей WMS.

МОДУЛЬ WMS ДЛЯ ДВОРА

Модуль Управление двором в основном работает как расширение WMS-системы, управляющей вашим складом. Он предназначен для отслеживания имеющихся запасов на любом носителе/контейнере, который вы используете, будь то стеллаж внутри или контейнер за пределами четырех стен склада/РЦ. Модуль оптимизирует использование складских мощностей, управляет рабочей силой, необходимой для хранения запасов и доступа к ним (комплектация, складирование, упаковка и т.д.), а также обрабатывает входящие и исходящие заказы.

YMS КАК САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ СИСТЕМА

Программа YMS разработана для управления рабочей силы и ресурсов, занятых в обработке входящего и исходящего транспортных потоков, а также передвижений по прилегающей к складскому или производственному комплексу территории (двору | терминалу). Каждая площадка уникальна, поэтому система может настраиваться под приоритеты в обращении с транспортными средствами в соответствии с потребностями. В дополнение к шести задачам, которые должна уметь выполнять YMS, перечислим еще моменты, которые отличают автономную самостоятельную систему от модуля расширения WMS:

• централизованное управление дворами распределенных производственных или складских предприятий;


• отслеживание, контроль и оптимизация перемещения транспортных средств между доками по дворам со сложной топологией;


• управление использования воротами приемного и отгрузочного доков, пандусов и мест для парковки;


• планирование прибытия ТС на основе настраиваемых приоритетов и сценариев;


• использование мессенджеров и навигаций для управления транспортными средствами на месте и на въезде, особенно для больших, немаркированных участков.

Где YMS поможет оптимизировать операции

• Розничные дистрибьюторы со складами и производствами, ежедневным потоком из десятков, собственного и стороннего транспортных средств;


• Контейнерные площадки, где необходимо хранить, отслеживать и извлекать большое количество контейнеров в сжатые сроки;


• Операции кросс-докинга, при которых YMS действует между WMS и TMS для управления всеми входящими и исходящими нагрузками;


• Производственные операции "точно в срок", требующие точно рассчитанной поставки деталей или других исходных материалов для поддержания работы производственной линии;


• Малый и средний бизнес, которому необходима эффективность логистики для получения и поддержания конкурентных преимуществ. 

Технология и подходы перехода на YMS

Есть несколько способов получить необходимую вам систему бронирования слотов и планирования прибытия ТС. Варианты включают несколько путей:

• разработку решения собственными силами, 


• покупку лицензионного программного обеспечения 


• выбор программного обеспечения как услуги (SaaS).

Внутренняя разработка может показаться хорошим вариантом, если вы используете достаточно уникальное собственное ПО и обладаете простаивающими ИТ-ресурсами. Однако, как только вы учтете все время и ресурсы, которые потребовались бы для разработки вашего собственного решения — если только вы не занимаетесь разработкой программного обеспечения, — велика вероятность, что вы встретитесь с серьезным отставанием от графика и ростом себестоимости и, в конечном счете, получите устаревший продукт. Рынок обладает достаточной экспертизой и разнообразием, так что собственная разработка просто не имеет смысла для бизнеса.

Лицензионное программное обеспечение требует значительных инвестиций в аппаратное обеспечение и системные программы для запуска и начала работы, в проект внедрения, формирование первой линии поддержки, а также может сделать вашу организацию уязвимой для утечки данных, когда система работает на ваших собственных серверах.

Решение по модели «Как услуга» (SaaS-решение) не требует от вас ни аппаратного, ни программного обеспечения. Это масштабируемые и быстрые в реализации и страте работы. SaaS-системы также позволяют избежать проблем с безопасностью, связанных с допуском внешних пользователей внутрь файрвола компании, поскольку они размещены в защищенных центрах обработки данных и часто обновляются для обеспечения постоянной безопасности. Эти системы легко настраиваются и могут эффективно взаимодействовать с системами вашего предприятия через API по протоколам JSON или SOAP. Работа в SaaS-системах не требует начальных инвестиций, чтобы начать работать, позволяя на ранних этапах сделать оценку эффективности применения без рисков потери инвестиций. 

Преимущества и выгоды использования YMS

• Сокращение потерь на складах;


• Устранение скопления транспорта на вход\выход;


• Исключение возможности спекуляций фактами простоев со стороны контрагентов;


• Построение абсолютно прозрачного процесса с контрагентами складов, детальная статистика по прибытию ТС, движению, опозданиям и т.д.; 


• Визуализация текущего состояния дел на площадке в части обработки очереди;


• Возможность регулировать равномерность на вход/выход расписанием;


• Визуализация данных для партнеров, которые видят статус по своим рейсам и не обращаются к складу с уточняющими вопросами. 

Обеспечение прозрачности процессов во дворе склада в режиме реального времени позволяет не только улучшить координацию, но и повысить общую производительность, снизить затраты и улучшить качество обслуживания клиентов.