Внедрение WMS системы: полное руководство по автоматизации склада

Этап 1. Предпроектный анализ 

• Аудит текущих бизнес-процессов
• Формирование технического задания
• Создание проектной команды

СОВЕТ: Привлекайте логистических консультантов, если нет четкого понимания требований. На этом этапе заказчик формулирует требования, ожидаемые от внедрения WMS-системы: обязательные (критически важные для работы), желательные (улучшающие эффективность, но не блокирующие внедрение), перспективные (потенциальные функции для будущего развития системы).

Проектный отдел интегратора подготавливает техническую документацию, включающую: подтверждение методик и компетенций, опыт реализации аналогичных проектов, кейсы внедрений и демонстрацию решений. Итогом тендерной работы становится коммерческое предложение, содержащее: стоимость внедрения,  сроки, поэтапный план работ. После выбора поставщика начинается процесс внедрения WMS, который включает несколько этапов, каждый из которых ориентирован на решение конкретных задач.

Этап 2. Разработка технического задания

Реализация проекта внедрения WMS-системы начинается с анализа бизнес-процессов для формирования функциональных требований и разработки технического задания (ТЗ).

Роли участников процесса

Со стороны интегратора привлекается бизнес-аналитик, который: помогает сформулировать требования к системе, разрабатывает новую модель складских процессов, составляет детальный план внедрения.

Со стороны заказчика формируется внедренческая команда (обычно 3 специалиста): логист (курирует вопросы логистики), IT-специалист, координатор проекта.

Состав команды может варьироваться в зависимости от специфики склада. Процесс предпроектного обследования включает: интервьюирование сотрудников заказчика, анализ товарного ассортимента, изучение текущих складских процессов, определение задач по интеграции с ERP-системой.

Результаты обследования оформляются в документ, содержащий: описание объекта внедрения, анализ бизнес-процессов, перечень задач, план работ, состав команд, этапы внедрения. Этот документ согласовывается обеими сторонами.

Типичные проблемы на этапе ТЗ:

Неспособность заказчика четко сформулировать требования, непонимание оптимальной организации процессов, частые изменения требований, ведущие к затягиванию сроков. 

Рекомендации: при возникновении сложностей целесообразно привлечь логистических консультантов для помощи в формулировании требований.

Итоговые документы этапа: утвержденное техническое задание, детальный план внедрения. Устав проекта (включает) описание взаимодействия сторон, этапы внедрения, управление рисками, состав проектной команды

Этап 3. Конфигурирование и настройка WMS-системы 

На этом важном этапе выполняется комплекс работ по адаптации WMS-системы под бизнес-процессы. Работы ведутся по двум ключевым направлениям одновременно:

1. Интеграция с ERP-системой

Команда интеграторов:

• Разрабатывает техническое задание на обмен данными,
• Настраивает интерфейсы взаимодействия,
• Определяет форматы и протоколы обмена,
• Тестирует корректность передачи данных

2. Базовая конфигурация WMS

Эксперты:

• Настраивают основные модули системы,
• Адаптируют функционал под ваши процессы,
• Конфигурируют рабочие места пользователей,
• Устанавливают права доступа.

Все работы выполняются в соответствии с согласованным техническим заданием (ТЗ) на территории разработчика. Как правило, этап проходит без серьёзных сложностей, поскольку все требования к интерфейсу обмена определены и прозрачны. На этапе конфигурирования основным риском может стать необходимость доработки нестандартной функциональности. Разработка специфического функционала требует дополнительного времени на настройку и тестирование, что увеличивает продолжительность работ.

Этап 4. Обучение персонала и тестовый запуск WMS: комплексная подготовка к успешному внедрению

На этом важнейшем этапе внедрения уделяется особое внимание двум ключевым аспектам: качественной подготовке персонала и тщательной проверке системы в условиях, максимально приближенных к реальным. Именно от успешности этого этапа во многом зависит, насколько гладко пройдет переход на новую систему управления складом.

Профессиональное обучение от АНТ Технолоджис - залог успешной работы с WMS. Мы прекрасно понимаем, что даже самая совершенная WMS система не принесет желаемого эффекта, если персонал не будет готов с ней работать. Поэтому мы разработали комплексную программу обучения, которая включает:

Проведение тренингов в нашем учебном консультационном центре (УКЦ): центр оборудован по последнему слову техники, что позволяет создать условия, полностью соответствующие реальному рабочему месту; мы разворачиваем полноценную инфраструктуру: от Wi-Fi сети до терминалов сбора данных и принтеров этикеток; обучение проводится на реальных складских сценариях, что помогает сотрудникам лучше понять логику работы системы.

Разработка индивидуальных учебных материалов: для каждой категории сотрудников (кладовщиков, начальников смен, администраторов) готовятся специальные программы; создаются наглядные инструкции и карточки-подсказки, которые останутся у персонала после обучения; все материалы адаптируются под специфику именно вашего склада и бизнес-процессов.

Практические занятия: отработка типовых и нестандартных ситуаций, моделирование реальных рабочих процессов, постепенное увеличение сложности заданий

Всестороннее тестирование системы: параллельно с обучением персонала мы проводим комплексную проверку системы.

Валидация соответствия техническому заданию: поэлементная проверка всех заявленных функций, тестирование в различных режимах работы, выявление возможных расхождений с ожиданиями

Тестовый запуск складе: развертывание системы в тестовом контуре, постепенное введение справочной информации, имитация реальных рабочих процессов

Корректировка и доработка: устранение выявленных недочетов, внесение изменений в настройки по результатам тестов, адаптация под дополнительные пожелания, не учтенные в ТЗ, подготовка к промышленной эксплуатации

На завершающей стадии этапа мы уделяем внимание всем организационным моментам: организация учебного центра непосредственно на вашей территории с соблюдением всех требований, проверка инфраструктурной готовности склада (разметка, маркировка, серверное оборудование, резервное копирование), разработка методики перевода товарных остатков в новую систему, проведение финального инструктажа для линейного персонала.

Важно отметить, что в процессе тестирования у заказчика часто возникают новые идеи по улучшению системы. Мы всегда готовы рассмотреть такие предложения и, по согласованию, внести дополнительные изменения в настройки WMS.

Средняя продолжительность этого этапа составляет от 2 до 4 недель, но может варьироваться в зависимости от сложности проекта и масштабов склада. Мы рекомендуем не сокращать сроки обучения и тестирования, так как это инвестиции в будущую бесперебойную работу системы.

После успешного завершения этого этапа команда заказчика будет полностью готова к работе с новой WMS, а система - оптимально настроена под рабочие бизнес-процессы. Это создает прочную основу для финального этапа внедрения - перехода на промышленную эксплуатацию.

Этап 5. Ввод системы в эксплуатацию (работа команды АНТ Технолоджис)

Завершающий этап внедрения WMS-системы — её ввод в эксплуатацию — возможен только после полноценной подготовки ИТ-инфраструктуры: серверов, сетевых мощностей, WI-FI-покрытия, радиотерминалов и прочего оборудования, на котором будет функционировать система.

На этом этапе ключевым документом становится «Методика внедрения» — детальное руководство, описывающее шаг за шагом процессы запуска системы, загрузки справочников и внесения товарных остатков. После согласования и утверждения документа интегратор вместе с заказчиком переходят к активным действиям. Персонал склада проходит повторное обучение, но уже в реальных условиях, на своём рабочем месте.

В течение 10 дней или более (срок определяется индивидуально) специалисты интегратора продолжают курировать процесс: обучают сотрудников, контролируют работу системы и корректируют возможные отклонения. Параллельно может идти финальное тестирование, в ходе которого выявляются нюансы, неочевидные на этапе проектирования.

Главный риск этого этапа — человеческий фактор. Люди нередко пытаются адаптировать новую систему под старые привычки, что может привести к сбоям. Чтобы минимизировать риски, необходима слаженная работа обеих команд — и заказчика, и интегратора.

После инвентаризации остатков и настройки обмена данными с ERP-системой склад постепенно переходит на работу под управлением WMS. Однако бизнес не стоит на месте — отгрузки продолжаются, поэтому полный переход иногда занимает недели и реализуется поэтапно.

Успех внедрения зависит от множества факторов, но ключевой — это наличие квалифицированных специалистов, способных поддерживать систему в рабочем состоянии. Как правило, первичную поддержку обеспечивают сотрудники заказчика, а сложные задачи и доработки передаются интегратору.

Опытные поставщики WMS-решений предлагают разностороннюю техническую поддержку: от консультаций и обучения до круглосуточной помощи 7 дней в неделю. Благодаря гибкости системы, заказчик в дальнейшем может самостоятельно вносить изменения или привлекать интегратора для масштабирования и доработок под новые бизнес-задачи.

Итог: какие преимущества внедрения WMS?

• Рост производительности на 25-40%
• Снижение затрат на логистику
• Уменьшение ошибок при комплектации
• Прозрачность всех складских операций

Внедрение WMS – это не просто установка ПО, а комплексная трансформация складской логистики.