«ЭкоНива»: как оптимизировать прибытие транспорта на склад

Нередко мы считаем, что решение текущих задач требует стандартного подхода. Достаточно изучить рынок, выбрать подходящее решение и можно запускать проект. Но что делать, когда западные игроки с проверенными системами недоступны, а отечественные компании предлагают излишнее разнообразие продуктов, многие из которых при этом требуют дополнительных вложений для доработки и адаптации под бизнес-процессы.  О том, как организовать качественно новый уровень коммуникаций с контрагентами, наладить ритмичное взаимодействие сторон, несущее выгоду складской и транспортной логистике, мы поговорили с Ильей Можаевым, директором по логистике подразделения по переработке ГК «ЭкоНива». Илья Можаев, директор по логистике подразделения по переработке ГК «ЭкоНива».

Илья, что привело вас к необходимости наладить управление взаимодействия между складом и транспортом?

- Наша компания нуждалась в организации ритмичной работы складов. Чтобы решить эту задачу мы решили определить ключевые и наиболее частые причины сбоев в плановой работе и ежедневных операциях складов по выполнению погрузочно-разгрузочных работ.

По итогам проделанной работы мы выявили факторы, при устранении которых мы могли отрегулировать логистику склада: 

Во-первых, сразу были отмечены несовершенства прогнозирования и регулирования нагрузки на склад с точки зрения входящего и исходящего транспорта, доступности складских ворот и ресурсов складов. Это вызывало сложности в управлении работой.

Во-вторых, у нас не было полной картины по простоям и опозданиям машин, прибывающих к нам на склад. В свою очередь это приводило к тому, что мы не имели возможности принимать комплексные управленческие решения, вырабатывать рекомендации по организации работы. Фактически нам приходилось реагировать постфактум, когда проблема уже возникла и требовалось срочное решение по ее устранению.

Так как мы не могли регулировать входящий автотранспорт, то бывало, что автомобили скапливались на прискладской территории.

Нередко мы, как и многие компании, работающие в подобных условиях, сталкивались с искажением фактов о времени нахождения водителя на складе. Перевозчики спекулировали данными о сроках выгрузки, выдавая желаемую информацию за действительную. Например, я приехал день назад, простоял уже сутки, оплатите мне простой или выгрузите как можно быстрее.

Какое решение вы приняли, чтобы наладить бесперебойную работу склада и взаимодействие с перевозчиками? В чем особенность выбранного метода?

- Мы приняли решение о необходимости автоматизации погрузочно-разгрузочных работ на складе и цифровизации коммуникаций с нашими контрагентами. И мы стали искать доступные на рынке информационные системы.

С учетом нашего накопленного опыта работы и анализа текущих предложений на рынке мы рассматривали те варианты, которые нам предлагал ИТ-рынок в данной области.

Большинство предложений, которые мы получали, предполагали проектную работу и не давали готового решения. Требовалось открывать проект, писать техническое задание, выделять команду на проработку требований и последующее тестирование, а самое сложное – заложить длительное время на реализацию проекта, на доработки под наши условия и значительные инвестиции со стороны нашей компании.

Мы обратили внимание на готовое решение класса TSM, которое позволяет заранее бронировать временные интервалы для различных операций, таких как приемка и отправка грузов, внутренние перемещения товаров и другие складские операции. 

Вариант, предложенный компанией «АНТ Технолоджис», понравился наличием готового решения. Разработчик предоставил тестовый период использования системы ant Time Slot Management (TSM) на 3 месяца, в течение которого система донастраивалась под требования именно нашей компании. Не было необходимости выделять длительное время на написание ТЗ и ожидание первого результата. Нам предлагалось сразу начать работать и в ходе эксплуатации сформировать пожелания к изменениям, которые мы считали необходимыми. Наша компания не несла никаких рисков, и мы решили попробовать. Тестовое использование не обязывало принимать какое-либо решение и не накладывало обязательств по дальнейшим шагам.

Мы обсудили порядок доступа к системе. После передачи пользовательской документации и учебных видеофильмов начался период тестовой эксплуатации.

Как вы начали работать в ant Time Slot Management? Были трудности с настройкой и запуском системы в эксплуатацию?

- В тестовой среде за один день наша команда сконфигурировала все склады, расписания и прочие объекты без углубленного погружения в инструкции, без привлечения ИТ-специалистов в силу интуитивно понятного интерфейса.

Во время тестирования мы высказали ряд пожеланий к интерфейсам и алгоритмам работы, основанных на нашем практическом опыте. Разработчик в сжатые сроки проделал доработки и включил их в систему.

Чтобы представить рабочую систему ant Time Slot Management и заинтересовать наших коллег из отдела продаж и отдела закупок, которые непосредственно работают с поставщиками и покупателями, мы провели презентацию и рассказали об основных принципах ее работы.

Основная идея, которую мы хотели донести, основывалась на том, что склад берет на себя ответственность по разгрузке машины в нормативные сроки при условии бронирования времени прибытия транспорта на склад. Если перевозчик приезжает на склад без предварительного согласования, то склад не дает никаких гарантий по быстрому обслуживанию. В этом случае разгрузка будет произведена в порядке «живой» очереди.

В начале работы мы встретили сопротивление, но познакомившись с программой и попробовав функционал на практике, наши контрагенты и перевозчики стали пользоваться системой. Мы понимали, что сопротивление нововведениям вызвано необходимостью совершения дополнительных действий в новой среде. 

По итогам мы можем резюмировать, что процесс адаптации занял порядка трех – четырех недель, по истечении которых все контрагенты подключились к программе и начали в ней работать. Выгода для перевозчиков и контрагентов была очевидной. Никто не хотел стоять в очередях, дожидаясь разгрузки, все были заинтересованы в своевременности прибытия и убытия машин с территории склада.

Во время тестового периода система была полностью настроена под наши задачи. Продуктивная эксплуатация началась с подключения контрагентов по поставкам сырья, затем остального входящего и исходящего потока машин. Отладив работу на одной площадке, мы подключили все производственные платформы наших заводов. Сейчас все наши контрагенты имеют возможность зарезервировать временное окно для погрузки или выгрузки товара на склад.

Как вы работаете сейчас? Какие преимущества дает система?  

- После полугода эксплуатации ant Time Slot Management нам удалось добиться желаемых результатов. Мы организовали прозрачный процесс как для нашей компании, так и для контрагентов, поставщиков, перевозчиков. Визуализация текущего состояния дел на складской площадке в части обработки очереди позволяет понимать, что происходит на складе, отстаем ли мы от графика или идем с опережением.

Система ant TSM полностью встроена в контур управления предприятием. Заявки на перевозку, формируемые через интеграционный интерфейс в 1С, бронируют необходимые слоты для предназначенного для выполнения доставки продукции автотранспорта. Поставщики и клиенты с самовывозом бронируют временные окна через информационный портал системы, что дает нам возможность организовать сбалансированную работу склада и транспорта.

Через механизмы управления расписанием мы можем регулировать нагрузку на склад, отключать необходимые окна, чтобы склад мог, например, выполнять профилактические работы или регулировать равномерность выполнения складских операций.

Наши партнеры и перевозчики в режиме on-line видят факт прибытия транспорта на проходную, время постановки на док, что происходит с машиной во дворе, какие контрольные точки уже пройдены, время убытия, статус по своим рейсам. Это избавило нас от большого потока не нужных коммуникаций, связанных с транспортом, что с ним происходит, почему он стоит и стоит ли вообще здесь.

Процесс приезда, постановки на док, убытия машины стал понятен и прозрачен для всех сторон. Исчезла возможность манипулирования данными. Теперь мы можем честно поговорить с друг другом, основываясь на объективных данных системы. Потому что и склад бывает опаздывает, и перевозчики опаздывают. А система дает достоверную картинку, с которой можно работать. Система не требует поддержки со стороны ИТ, что является немаловажным фактором со стороны бизнес-пользователей.

Как вы оцениваете результаты автоматизации процессов? 

- Мы положительно оцениваем результаты проделанной работы. За счет интеграции нашей ERP-системы и ant Time Slot Management осуществляется электронный обмен данными. 

Система программно распределяет рейсы по окнам, учитывает время загрузки на складе. 

Аналитика по движениям и опозданиям транспорта и работе склада дает положительный эффект на производительности работы. Мы видим время прибытия машины, время начала и окончания погрузочных работ. Нам доступна информация о своевременности прибытия транспортных средств. Мы знаем насколько оперативно работает склад, нет ли простоев из-за несвоевременной отгрузки. 

Сегодня ant TSM не только инструмент работы склада, но и рычаг влияния на наших перевозчиков в вопросах своевременности прибытия на погрузку со склада. 

Портал New Retail 

****

«АНТ Технолоджис» предлагает бесплатный тестовый период системы ant Time Slot Management на длительный период. 

Пришлите запрос на tsm@ant-tech.ru. Специалисты свяжутся и выполнят установочные начальные работы для запуска ant Time Slot Management в эксплуатацию.